Dokumente und Anamnesen

Mit der r4c-App Anamnese kann man Fragebögen wie für die Anamnese, aber auch Dokumente z.B. Aufklärung und Informationen erstellen.

Erstellen eines Fragebogens

Fragebögen gruppieren und sortieren

Fragebogen Elemente

Fragebogen Individualisieren

Fragebogen ausfüllen

Fragebogen per E-Mail an Patienten senden

Fragebogen veröffentlichen

Fragebogen Ex-/Import

Fragebogen-Übergabe

Praxis-Fragen

Wichtige Hinweise

Fehler beim Übernehmen eines Fragebogens

Beim Übernehmen eines Fragebogens in das PVS kann es zu Fehlern kommen, wenn die nötigen Berechtigungen für den charly-Benutzer fehlen. Stellen Sie sicher, dass der konfigurierte charly-Benutzer alle erforderlichen Rollen besitzt, um Patientendaten zu aktualisieren.

Detaillierte Anleitung folgt.

Einrichtung, Lizenz & Testphase

Ich habe Anamnese bestellt, finde die App aber nicht

Nach der Freischaltung erscheint Anamnese im r4c-Streifen direkt neben Documents. Über das Zahnrad-Symbol gelangen Sie in die Einstellungen, wo Sie Ihre Fragebögen anlegen und bearbeiten können.

Sind Sie bereits charly-Lizenznehmer und richten Anamnese neu ein, gehen Sie so vor:

1. Öffnen Sie in charly Hilfe → Zusätzliche Lizenzen.
2. Tragen Sie dort Ihre Lizenznummer bei rose4charly ein.
3. Starten Sie charly neu.
4. Im Patientenreiter erscheint nun der Streifen „Einrichtung abschließen".
5. Wählen Sie die gewünschten Module aus und folgen Sie dem Einrichtungs-Assistenten.

Möchten Sie die Anamnese an einem weiteren Standort nutzen, benötigen Sie dafür ein eigenes Abo – erst danach lässt sich der (identische) Bogen dort einrichten.

Ich finde die Einstellungen (Zahnrädchen) nicht

Die Einstellungen sind nur sichtbar, wenn Sie mit einem Admin-Benutzer angemeldet sind. So gelangen Sie dorthin:

1. Öffnen Sie den rose-Streifen und wählen Sie das Anamnese-Logo.
2. Klicken Sie auf den Schraubenschlüssel.
3. Wechseln Sie in die Tablet-Übersicht und klicken Sie auf „Admin öffnen".

Der Login erfolgt mit Ihrer eigenen E-Mail-Adresse.

Meine Anamnese-Lizenz ist abgelaufen

In den meisten Fällen wurde Anamnese zuvor abbestellt, wodurch die Lizenz automatisch endet. Sie können die App jederzeit einfach wieder dazubuchen, um sie weiter zu nutzen. Melden Sie sich gerne bei uns, wenn Sie dabei Unterstützung benötigen.

Kann ich die kostenlose Testphase verlängern?

Sprechen Sie uns dazu einfach an – eine Verlängerung der 4-wöchigen Testphase lässt sich in der Regel individuell mit uns klären.

Tablets (iPads)

Wie richte ich ein neues iPad für die Anamnese-App ein?

Die Ersteinrichtung nehmen wir gerne gemeinsam mit Ihnen in einer kurzen Fernwartungssitzung (TeamViewer) vor. Damit es schnell geht, halten Sie bitte folgende charly-Verbindungsdaten bereit:

• Server-Adresse
• charly-Benutzername
• charly-Passwort
• charly-Mandanten-Nummer

In derselben Sitzung zeigen wir Ihnen auch, wie Patient:innen einen HKP oder ein Dokument direkt auf dem iPad elektronisch unterschreiben können. Wenden Sie sich einfach an unseren Support, um einen Termin zu vereinbaren.

Meine neues iPad hat den gleichen Namen wie das alte iPad

Das passiert, wenn das neue iPad beim Einrichten aus einem bereits vorhandenen iPad geklont wurde – zum Beispiel über die Übertragungsfunktion beim Ersteinrichten oder über eine iCloud-Wiederherstellung. Dabei werden auch die gespeicherten rose-Zugangsdaten mit auf das neue Gerät übertragen, wodurch es sich beim ersten Öffnen als das alte, bekannte Tablet ausgibt. Den Gerätenamen in den iOS-Einstellungen zu ändern hilft hier leider nicht.

So richten Sie das neue iPad als eigenständiges Tablet ein:

1. Löschen Sie die rose-Verknüpfung/das App-Icon vom Homebildschirm des neuen iPads.
2. Öffnen Sie Safari und löschen Sie dort Verlauf, Lesezeichen und alle gespeicherten rose-Einträge vollständig. Danach darf kein Lesezeichen, Link oder Verlaufseintrag zu rose mehr auf dem Gerät vorhanden sein.
3. Starten Sie das iPad neu.
4. Richten Sie die App im WLAN Ihrer Praxis (nicht im Heimnetz) über die Registrierungsseite neu ein. Das Tablet erhält dann automatisch einen neuen, eigenen Namen.

Erscheint danach trotzdem noch der alte Name, ist meist noch ein Rest im Browser-Verlauf oder ein altes Homebildschirm-Icon übrig – bitte die Schritte 1–3 noch einmal prüfen. Einen bereits doppelt angelegten Eintrag können Sie in der Tablet-Übersicht (rose-Logo → Schraubenschlüssel-Symbol) über das Mülleimer-Symbol löschen; Tablet-Namen lassen sich dort über das Stift-Symbol auch nachträglich anpassen.

Wichtig: Richten Sie neue iPads für rose immer als „frisches" Gerät ein und klonen Sie sie nicht aus einem bestehenden, bereits registrierten iPad.

Wie viele Tablets können wir gleichzeitig nutzen?

Es gibt keine Obergrenze – Sie können beliebig viele iPads parallel einrichten und für die Anamnese nutzen. Erhält ein neu eingerichtetes Tablet einen bereits vergebenen Namen, liegt das nicht an einem Limit, sondern an Alt-Daten auf dem neuen Gerät (siehe „Meine neues iPad hat den gleichen Namen wie das alte iPad").

Welches iPad brauche ich und worauf sollte ich beim Kauf achten?

Für die Anamnese-App genügt ein normales iPad-Einsteigermodell in der jeweils kleinsten Speicher-/Ausstattungsvariante (die mini-Version ist nicht nötig). Achten Sie beim Kauf darauf, dass das Display mindestens 10 Zoll groß ist. Ältere Geräte sollten mindestens iOS 13 unterstützen.

Welchen Browser sollte ich auf dem Tablet verwenden?

Wir empfehlen Google Chrome. Prüfen Sie nach der Einrichtung kurz, ob die Seite lädt und das rose-Logo angezeigt wird.

Wie sperre ich das iPad, damit Patient:innen nur die Anamnese sehen?

Nutzen Sie dafür den geführten Zugriff von iOS (Kioskmodus). Richten Sie ihn zuvor in den iPad-Einstellungen unter Bedienungshilfen → Geführter Zugriff ein; aktiviert wird er dann über die Ein-/Aus-Taste (Power-Taste). Ist er aktiv, bleibt das iPad im Anamnesebogen und die Person kann das Gerät nicht verlassen und keine anderen Patientendaten sehen.

Ergänzend lässt sich unter Bildschirmzeit → Beschränkungen → Webinhalt die Option „Nur erlaubte Websites" nutzen und dort die Adresse der Anamnese-App hinterlegen.

Wichtig beim Anlegen des Homebildschirm-Icons: Die Option „Als Web-App öffnen" muss aktiviert sein. Ist sie es nicht, öffnet sich weiterhin ein normaler Browser, in dem Patient:innen navigieren und die App verlassen können.

Das Tablet verbindet sich nicht mehr / zeigt ein rotes Viereck / ist „offline"

Wenn ein iPad keine Verbindung mehr aufbaut, hilft meist einer dieser Schritte:

1. Kurz warten und neu laden. Betrifft es mehrere iPads gleichzeitig und kam die Meldung ganz plötzlich, handelt es sich häufig um eine kurze, vorübergehende Störung. Laden Sie die App bzw. Seite nach ein paar Minuten neu.

2. iPad neu starten. Zeigt ein einzelnes Tablet ein rotes Viereck/roten Button, obwohl es im richtigen WLAN ist, hilft in den meisten Fällen ein Neustart. Prüfen Sie zusätzlich, ob am Aufstellort ein stabiler WLAN-Empfang besteht (kein Funkloch).

3. Bei der Ersteinrichtung meldet das Tablet „Netzwerk Fehler" / lässt sich nicht registrieren. Rufen Sie auf dem Tablet im Browser folgende Adressen auf:

   • https://r4c.rose.dental
   • https://r4cs04.rose.dental/status
   • https://r4cdispatcher.rose.dental/status

   Lassen sich diese Seiten nicht öffnen, blockiert vermutlich die Firewall Ihres Praxisnetzwerks die Verbindung. Bitten Sie Ihren IT-/Firewall-Dienstleister, die genannten rose-Domains freizugeben. Sind die Seiten erreichbar, das Problem aber weiterhin besteht, wenden Sie sich mit einem Screenshot an den rose-Support.

4. Tablet wird als „nicht registriert" angezeigt. Möglicherweise wurde versehentlich auf „Tablet abmelden" getippt (der Button sitzt auf der Startseite und wird leicht aus Versehen ausgelöst). In diesem Fall reicht es, das Tablet einfach erneut zu registrieren.

Hilft keiner dieser Schritte, wenden Sie sich gerne an den rose-Support.

Wie lösche ich ein nicht mehr benötigtes Tablet aus der Liste?

Öffnen Sie die Tablet-Konfiguration in r4c und suchen Sie das gewünschte Tablet in der Liste. Ganz rechts finden Sie ein kleines Mülleimer-Symbol – ein Klick darauf entfernt den Eintrag. Die Liste ist automatisch alphabetisch nach Tablet-Namen sortiert.

Warum sehe ich in der Tablet-App nicht mehr den rose-Schriftzug, sondern nur ein kleines „o"?

Das ist so gewollt: Die Tablet-App zeigt an prominenter Stelle – zum Beispiel auf einem iPad-Ständer im Empfangsbereich – jetzt Ihr Praxislogo an. Die rose-Marke tritt dabei dezent als kleines „o" in den Hintergrund, damit Ihr eigenes Logo im Vordergrund steht.

Versand & Patienten-Zugang

Wird der Anamnesebogen automatisch an Patienten verschickt?

Nein. Der Versand muss immer aktiv angestoßen werden – es gibt keinen automatischen Versand bei der Terminbuchung und auch keinen Versand per SMS. Sie senden den Bogen entweder einzeln per Mail-Symbol im Streifen oder mehrere Bögen zusammen (z. B. Anamnese, Datenschutz und EWE) über den Neupatient-Workflow.

Der öffentliche Anamnese-Link auf unserer Homepage funktioniert nicht

Prüfen Sie, ob in den Bogen-Einstellungen der Punkt „Öffentlicher Zugriff" aktiviert und die Änderung gespeichert wurde. Der Link wird zwar direkt angezeigt, wirkt aber erst nach dem Speichern – das ist die häufigste Ursache, wenn ein frisch erzeugter Link nicht öffnet.

Ein öffentlich ausgefüllter Bogen ist bei uns nicht angekommen

Schauen Sie zuerst in den Freigaben nach, ob und welcher Bogen ausgefüllt wurde. Häufig ist noch ein anderer, älterer Bogen öffentlich aktiv, sodass der Patient nicht den erwarteten Bogen ausgefüllt hat.

Die Anamnese-Mail landet im Spam oder kommt nicht an

Wir prüfen unsere Mails regelmäßig in verschiedenen Spam-Checkern. Da die Spam-Einstufung aber auch vom E-Mail-Programm des Patienten abhängt, lässt sie sich nicht vollständig ausschließen. Bitten Sie den Patienten in solchen Fällen, auch im Spam-/Junk-Ordner nachzusehen.

Kommt stattdessen eine Meldung, dass die Adresse blockiert oder nicht zustellbar ist, ist die hinterlegte E-Mail-Adresse in der Regel fehlerhaft und muss korrigiert werden.

An welche E-Mail-Adresse gehen Rückantworten der Patienten?

Standardmäßig an die in den Einstellungen hinterlegte Adresse. Kommen Rückmeldungen an der falschen Praxis-Adresse an, lässt sich das unter dem Feld „E-Mail (wird als Antwortadresse bei r4c benutzt)" in den Anamnese-Einstellungen anpassen.

Welches Passwort benötigt mein Patient für den Anamnese-Login?

Beim allerersten Login vergibt der Patient bzw. die Patientin ein eigenes Passwort. Ab diesem Zeitpunkt gilt immer dieses selbst gewählte Passwort für weitere Logins – ein „Passwort vergessen" ist beim ersten Mal nicht nötig, es gibt schlicht noch keines.

Der Patient bekommt beim Login die Meldung, das Geburtsdatum sei falsch

Der Login gleicht das eingegebene Geburtsdatum mit dem Wert ab, der beim Versicherten in der Patientenakte (charly) hinterlegt ist. Fehlt dieses Datum dort oder ist es nicht korrekt gepflegt, schlägt der Abgleich fehl – auch wenn der Patient sein Geburtsdatum richtig eingibt. Bitte prüfen Sie in der Praxis, ob das Geburtsdatum beim Versicherten vollständig und korrekt hinterlegt ist, und lassen Sie es bei Bedarf korrigieren.

Wurde der Zugang durch mehrere fehlgeschlagene Versuche vorübergehend gesperrt, melden Sie sich bei unserem Support, damit wir ihn wieder freigeben. Wurde bei der Anlage der Freigabe selbst ein falsches Geburtsdatum eingegeben, lässt sich das nachträglich nicht mehr ändern: Löschen Sie in diesem Fall die bestehende Freigabe und legen Sie sie mit den korrekten Daten neu an.

Kann mein Patient den Fragebogen in einer anderen Sprache ausfüllen?

Nur, wenn der Bogen von der Praxis vorher in den Einstellungen in die gewünschte Sprache übersetzt wurde. Ist eine Übersetzung hinterlegt, kann der Patient oben rechts im Bogen die Sprache umschalten – auch noch nachträglich, nachdem der Bogen bereits versendet wurde.

Beim Öffnen der Anamnese wird „Erstregistrierung abschließen" verlangt, obwohl der Bogen gebucht ist

In diesem Fall hilft meist ein einfacher Neustart von charly. Starten Sie charly einmal neu und prüfen Sie danach, ob sich die Anamnese wie gewohnt öffnen lässt.

Ich habe die Login-Daten für die rose-App vergessen

Der Login in die rose-App erfolgt über Ihre E-Mail-Adresse und ein Passwort. Haben Sie Ihr Passwort vergessen, nutzen Sie auf der Login-Seite die Funktion „Passwort vergessen", um es selbst zurückzusetzen. Prüfen Sie danach auch Ihren Spam-Ordner, falls die Reset-Mail nicht direkt im Posteingang ankommt.

Erhalten Sie trotz korrekt eingegebener E-Mail-Adresse immer wieder dieselbe Fehlermeldung, wenden Sie sich an unseren Support – wir prüfen dann, welche E-Mail-Adresse bei Ihnen hinterlegt ist, und stoßen das Zurücksetzen für Sie an.

Bogen bearbeiten & Inhalt

Warum werden manche Fragen nicht übernommen oder doppelt angezeigt?

Im Anamnesebogen gibt es zwei Arten von Fragen:

• charly-Fragen (im Fragebogen-Editor mit einem „C" gekennzeichnet): Diese sind direkt mit charly verknüpft. Antworten werden nach charly übertragen und beim nächsten Mal automatisch vorausgefüllt. Möchten Sie den Text einer charly-Frage ändern, muss das in charly selbst geschehen.
• Eigene Fragen: Frei von Ihnen angelegte Fragen, die nur im rose-System gespeichert werden. Sie werden nicht mit charly synchronisiert und daher beim nächsten Ausfüllen auch nicht vorausgefüllt.

Wird eine Angabe (z. B. Zusatzversicherung oder Geburtsort) doppelt angezeigt, liegt das meist daran, dass dieselbe Information einmal als charly-Frage und einmal als eigene Frage im Bogen enthalten ist. Entfernen oder deaktivieren Sie in diesem Fall eine der beiden Fragen.

Ich habe den Text einer charly-Frage in charly geändert, im Bogen erscheint aber die alte Formulierung

Bezeichnung und Fragetext einer charly-Frage werden ausschließlich in charly gepflegt. Änderungen werden standardmäßig über den nächtlichen Import in den Bogen übernommen. Soll die Änderung sofort sichtbar sein, klicken Sie im Bogen auf den Button „Aktualisieren" – die Fragen werden dann direkt neu aus charly geladen.

Welche Stammdaten werden zwischen Bogen und charly abgeglichen?

Automatisch übernommen bzw. zurückgeschrieben werden:

• Verbindungsdaten (E-Mail, Telefon, Handynummer)
• Name und Adresse des Patienten

Ändert ein Patient im Bogen seine Verbindungsdaten, werden diese automatisch in charly aktualisiert. Nicht übernommen werden Recall- sowie Versicherten-/Versicherungsdaten; diese Felder lassen sich in den Stammdaten des Bogens auch nicht ergänzen.

Wie blende ich ein Stammdatenfeld aus, das im Bogen nicht benötigt wird?

Öffnen Sie den betreffenden Bogen über den Schreibstift und entfernen Sie bei dem Feld (z. B. Beruf, Arbeitgeber oder Geburtsort) den Haken bei „Pflichtfeld". Danach wird das Feld optional bzw. im Bogen nicht mehr zwingend angezeigt.

Neue, zusätzliche Stammdatenfelder (z. B. für Versicherte, gesetzliche Vertreter oder Pflegegrad) lassen sich in den Stammdaten dagegen nicht anlegen. Solche Angaben können Sie stattdessen als eigene Frage im Bogen erfassen; sie landen dann allerdings nur im Bogen-PDF und nicht in charly.

Kann ich die Antworten auf einzelne Anamnesefragen auswerten oder filtern?

Eine Auswertung einzelner Anamnesefragen direkt in rose ist aktuell nicht möglich. Als Workaround können Sie den ausgefüllten Fragebogen als Excel-Liste exportieren und die Antworten dort nach der gewünschten Frage filtern.

Warum muss ich manche Fragebögen jedes Mal manuell in charly zuordnen?

In den Anamnese-Einstellungen lässt sich für jeden Fragebogen einzeln festlegen, ob er automatisch übernommen wird. Steht ein Bogen auf „manuell", muss die ausgefüllte Anamnese erst in der Desktop-App über das Auge-Symbol zugeordnet werden. Soll dieser Extraschritt entfallen, prüfen Sie in den Einstellungen, ob wirklich alle verwendeten Bögen auf „automatisch" gestellt sind.

Wie oft muss ein Patient die Anamnese komplett neu ausfüllen?

Sie können pro Bogen in den Einstellungen aktivieren, dass die Anamnese nicht jedes Mal komplett neu ausgefüllt werden muss. Ist nichts geändert, wird der Bogen dem Patienten vorausgefüllt angeboten und er muss nur noch Datum und Unterschrift ergänzen.

Beachten Sie, dass die farbliche Erinnerung „Anamnese erneuern" in charly/den rose-Apps und im rose-Metrics-Dashboard unabhängig voneinander eingestellt werden – es handelt sich um zwei getrennte Intervalle.

Wie lösche ich einen falsch angelegten Anamnesebogen?

1. Öffnen Sie die Bogenübersicht und wählen Sie den betreffenden Bogen aus.
2. Tippen Sie auf das Stift-Symbol (Bearbeiten), um in die Einstellungen des Bogens zu gelangen.
3. Scrollen Sie in den Einstellungen ganz nach unten – dort finden Sie den Button „Löschen".

Der Anamnesebogen ist plötzlich nicht mehr sichtbar – wo ist er hin?

Wurde ein Bogen praxisseitig zurückgestellt oder deaktiviert, wird er nicht mehr angezeigt. Reaktivieren bzw. buchen Sie den Bogen erneut, damit er wieder zur Verfügung steht.

Kann bei den Bemerkungen automatisch das aktuelle Datum eingefügt werden?

Nein, das ist aktuell nicht möglich. Lediglich das Datum oben im Anamnesebogen wird automatisch gesetzt; in den Bemerkungen selbst lässt sich kein Datum automatisch einfügen.

Warum wird unser Praxislogo im Anamnesebogen so schmal oder klein dargestellt?

Das liegt meist am Seitenverhältnis des hochgeladenen Logos (sehr breit, aber wenig hoch). Beim Logo-Upload lässt sich der Bildausschnitt zuschneiden – wählen Sie dort einen Ausschnitt mit einem weniger extremen Seitenverhältnis, dann wird das Logo größer und deutlicher dargestellt.

Aufklärungsbögen

Wir nutzen unsere Aufklärungsbögen bisher in Papierform – gibt es einen Partner, der sie digitalisiert?

Einen externen Partner für die automatische Digitalisierung gibt es nicht. Ein vorhandener Papierbogen wird stattdessen im rose-System nachgebaut – dafür haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Sie bauen den Bogen selbst über den Fragebogen-Editor nach, oder
• Sie lassen ihn kostenpflichtig durch rose anlegen (pauschal 100 € pro Bogen).

Bilder lassen sich problemlos in einen Bogen einbinden. Markieren oder Beschriften ist allerdings nur an einer Stelle kurz vor der Unterschrift möglich, nicht frei über den gesamten Bogen verteilt.

Sind auch Aufklärungsbögen für chirurgische Eingriffe verfügbar?

Ja. Auch Aufklärungsbögen für chirurgische Eingriffe lassen sich über die Anamnese anlegen und sind im normalen Anamnese-Leistungsumfang enthalten – es fällt dafür keine zusätzliche Lizenz an.

Wie lasse ich einen bestehenden Aufklärungsbogen anpassen oder ergänzen?

Senden Sie uns den gewünschten Bogen bzw. eine Beschreibung der gewünschten Ergänzung zu. rose pflegt neue Punkte oder Felder (z. B. zusätzliche Risikohinweise oder eine Zahnauswahl bei bestimmten Behandlungen) für Sie ein und meldet sich, sobald der Bogen aktualisiert zur Verfügung steht.

Kann ich einen bereits versendeten Fragebogen im Nachhinein noch einsehen?

Ja. Wird ein Bogen per E-Mail an den Patienten verschickt und von diesem ausgefüllt, steht Ihnen nach dem Absenden eine Download-Kopie zur Verfügung, mit der Sie den Inhalt jederzeit nachkontrollieren können.

Fragebögen in charly übernehmen

Fragebogen-Daten in den charly übernehmen

Wurde ein Fragebogen oder Dokument vom Patienten ausgefüllt, dann werden die Daten nicht sofort in den charly übernommen, sondern müssen erst übernommen werden. Dazu wird am Bogen in der Anamnese-App ein Auge dargestellt. Ein Klick darauf öffnet die Review-Ansicht. Dort kann man die Daten übernehmen.

Fehler beim Übernehmen eines Fragebogens

Sollte es beim Übernehmen zu einer Fehlermeldung kommen, so prüfen Sie bitte zuerst, ob die Rolle des Benutzers die richtigen Rechte hat. Dabei müssen vorerst die kompletten Rechte (auch löschen) für Patiente, Patienteninfo und Patientenfoto gesetzt sein:

Sind die Rechte korrekt gesetzt und die Übernahme klemmt trotzdem, kann das folgende Gründe haben:

• Nur kurzzeitig? Manchmal handelt es sich um eine kurze, zentrale Störung. Starten Sie charly neu und versuchen Sie es anschließend erneut.
• War der Patient in charly gleichzeitig geöffnet? Wird während der Übernahme im selben Patienten in charly etwas eingetragen oder geändert, kann das die übernommenen Daten überschreiben. Schließen Sie den Patienten in charly, bevor Sie den Bogen übernehmen.
• Manuelle Zuordnung über die Patienten-ID schlägt fehl? Der Patient muss in charly bereits vollständig angelegt sein und eine gültige, vollständige Adresse besitzen. Ergänzen Sie die Adresse in charly und ordnen Sie den Bogen anschließend erneut zu.
• Einzelne Angaben kommen nicht an? Nur Fragen, die in charly mit „C" gekennzeichnet sind, werden automatisch in die Stammdaten übernommen. Manche Angaben (z. B. Beruf/Arbeitgeber) können aus technischen Gründen grundsätzlich nicht in die charly-Stammdaten übertragen werden.
• Ist charly mit r4c verbunden? Prüfen Sie, ob der charly-Client gestartet ist. Nach der Einrichtung eines neuen Standorts kann es einen Moment dauern, bis die Verbindung zu r4c steht.

Bleibt der Fehler bestehen, wenden Sie sich bitte an den rose-Support – idealerweise mit dem angezeigten Fehlercode und der betroffenen Patienten-ID.

In charly kommen die falschen Antworten an – kann ich das rückgängig machen?

Nein, eine bereits übernommene Anamnese lässt sich nachträglich nicht mehr korrigieren oder zurückholen. Bitten Sie den Patienten bzw. die Patientin in diesem Fall, den Fragebogen einfach noch einmal auszufüllen, und übernehmen Sie diese neue Version.

Nach dem Ausfüllen der Anamnese fehlen plötzlich Stammdaten (z. B. eine Telefonnummer)

Das kann passieren, wenn ein Stammdatenformular kurz hintereinander mehrfach von derselben Person ausgefüllt wird, z. B. weil ein zweiter Versuch gestartet wurde, bevor der erste übernommen war. Lassen Sie Patient:innen das Formular daher nach Möglichkeit nur einmal ausfüllen und abschicken. Fehlen anschließend trotzdem Angaben, melden Sie den Fall mit dem betroffenen Patienten möglichst zeitnah beim rose-Support, damit wir uns das genauer ansehen können.

Ich möchte eine bereits übernommene Anamnese aus dem Behandlungsblatt entfernen

Löschen Sie dazu die entsprechende Text-Datei im Ordner PatientenEingang beim betroffenen Patienten.

Kann ich eine Anamnese nachträglich einem anderen (z. B. doppelt angelegten) Patienten zuordnen?

Das ist nur möglich, solange die Anamnese noch nicht zugeordnet wurde. Ist sie bereits einem Patienten zugewiesen, kann sie nicht mehr auf einen anderen Patienten verschoben werden.

Sichtbarkeit der Kommentare zu charly-Fragen

Um die Kommentare, die ein Patient zu charly-Fragen eingegeben hat auch zu sehen, sollte in den zusätzlichen Lizenzen unter Dienste die iPad Anamnese aktiviert sein (danach charly neustarten):

Dann werden die Kommentare im neuen Feld iPad Anamnese angezeigt:

Druck & Darstellung

Wie erzeuge ich eine Druckversion des Anamnesebogens?

Die Druckversion wird direkt am Bogen erzeugt: Gehen Sie zu Einstellungen → Anamnese → Bogen → Einstellungen des Bogens und wählen Sie dort unten den Punkt Druckversion.

Hinweis: Ein kompletter Workflow (mehrere Dokumente) lässt sich nicht als Ganzes drucken – drucken Sie stattdessen die einzelnen Dokumente des Workflows.

Im Ausdruck erscheint ein Kommentarfeld, obwohl es ausgeblendet sein soll

Das lässt sich pro Frage im Frageneditor steuern: Öffnen Sie die betreffende Frage und stellen Sie die Option für das Kommentarfeld auf „nie anzeigen". Damit erscheint das Kommentarfeld weder am Bildschirm noch in der Druckversion/PDF.

Kann ich die Seitenüberschrift eines Bogens fett oder größer darstellen?

Die Seitenüberschrift selbst lässt sich nicht direkt formatieren. Als Workaround können Sie am Anfang der Seite ein Text-Element einfügen und dort eine eigene, größer oder fett formatierte Überschrift setzen.

Der Anamnesebogen wird auf dem Tablet fehlerhaft dargestellt oder lässt sich nicht bedienen

Sehen Sie graue Balken, ist die Tastatur plötzlich winzig, oder lassen sich bestimmte Felder (z. B. Geschlecht, Geburtsdatum, der Unterschrift-Button) nicht antippen? Das hängt in den meisten Fällen mit der Handschrifterkennung des Apple Pencils („Scribble"/„Kritzeln") oder mit der Bildschirmausrichtung zusammen. Folgende Schritte beheben das Problem in der Regel:

1. Querformat verwenden. Wir empfehlen, die Anamnese grundsätzlich im Querformat auszufüllen. Im Hochformat kann es vorkommen, dass Elemente wie der Bestätigungs-Button für die Unterschrift abgeschnitten sind.
2. Apple-Pencil-Handschrifterkennung deaktivieren. Ist die Scribble-Funktion aktiv, kann iOS die Tastatur verkleinern oder Bereiche der Seite unbedienbar machen. Schalten Sie diese Funktion in den iPad-Einstellungen aus bzw. trennen Sie den Bluetooth-Stift testweise.
3. Gerät neu starten.
4. iPadOS aktualisieren. Veraltete Betriebssystem- oder App-Stände verursachen häufiger Darstellungsfehler; ein Update behebt das meist.

Tritt das Problem weiterhin auf, wenden Sie sich mit einem kurzen Video oder Screenshot, dem Tablet-Modell sowie der iPadOS-Version an den rose-Support.

Unterschriften & Dokumente ans Tablet

Ich kann für einen Behandler keine vordefinierte Unterschrift anlegen

Damit eine vordefinierte Unterschrift gespeichert wird, muss im Feld Feldbezeichnung zuerst der Name des Arztes/der Ärztin eingetragen sein. Erst danach unterschreiben und anschließend auf Anlegen klicken – ist die Feldbezeichnung leer, wird die Unterschrift nicht gespeichert.

Der Versand eines Dokuments (z. B. HKP) ans Tablet schlägt fehl oder lädt sehr lange

Prüfen Sie zunächst den Dateinamen des Dokuments: Enthält er Sonderzeichen wie ein Pluszeichen +, kann das Dokument nicht übernommen werden. Entfernen Sie das Sonderzeichen (z. B. beim Hochladen über die Ablage-Upload-App) oder benennen Sie die Datei ohne Sonderzeichen neu.

Handelt es sich um ein eingescanntes PDF oder ein PDF aus einem anderen Programm, kann es sein, dass das Format aktuell nicht unterstützt wird. Erzeugen Sie das Dokument in diesem Fall nach Möglichkeit neu bzw. exportieren Sie es erneut aus dem Ursprungsprogramm. Bleibt der Fehler bestehen, wenden Sie sich bitte an den rose-Support.

Am Tablet werden nicht die erwarteten Patientendaten angezeigt

Erscheint im rose-Balken ein Warnhinweis, dass ggf. der falsche Patient angezeigt wird, gleichen Sie bitte vor dem Unterschreiben den angezeigten Patientennamen mit dem in charly geöffneten Patienten ab. Das schützt vor einer versehentlichen Zuordnung von Dokumenten zum falschen Patienten. Tritt das Problem häufiger auf, melden Sie sich gerne beim rose-Support.

Die Freigabe eines HKP/Therapieplans scheitert mit „falsches Geburtsdatum", obwohl es in charly korrekt ist

In diesem Fall liegen meist noch alte Freigaben mit einem abweichenden Geburtsdatum vor. Löschen Sie die vorhandenen Freigaben für den Patienten und senden Sie den Fragebogen bzw. Therapieplan anschließend erneut – danach funktioniert die Freigabe.

Technische Fehler & Verbindung

In charly erscheint „rose-Server antwortet nicht" oder „Fehler beim Init-Daten holen"

Diese Meldung bedeutet, dass die rose-Apps beim Start kurzzeitig keine Verbindung zu unserem Server herstellen konnten. Das kann zum Beispiel bei einer kurzen, vorübergehenden Störung auf unserer Seite passieren.

Starten Sie in diesem Fall den charly-Client einmal neu. Danach werden die Init-Daten in der Regel wieder korrekt geladen und die rose-Apps (Anamnese, Factoring, Documents) funktionieren wie gewohnt. Bleibt die Meldung auch nach dem Neustart bestehen, wenden Sie sich bitte an unseren Support – wir prüfen dann, ob aktuell eine Störung vorliegt.

Die Übertragung auf das oder vom Tablet bricht mit einem Netzwerkfehler ab

Das kann verschiedene Ursachen haben, je nachdem, wie sich der Fehler zeigt:

• Sind mehrere Tablets oder Standorte gleichzeitig betroffen? Dann handelt es sich meist um eine kurzzeitige, zentrale Störung. Versuchen Sie es nach einigen Minuten erneut – bleibt das Problem, informieren Sie bitte unseren Support.
• Erscheint die Meldung, dass kein Auftrag für das Tablet gefunden wurde (z. B. „no task for tablet")? Starten Sie das Tablet einmal neu und senden Sie das Formular anschließend erneut.
• Tritt der Fehler nur sporadisch auf einem einzelnen Tablet auf? Dann liegt es häufig an einer instabilen WLAN-Verbindung vor Ort. Prüfen Sie mit Ihrer Praxis-IT, ob die WLAN-Verbindung des Tablets stabil ist.
• Wurde ein Formular bereits vom Patienten unterschrieben, taucht aber nicht in der Patientenakte auf? Wenden Sie sich an unseren Support – wir können die Übertragung des bereits ausgefüllten Dokuments erneut anstoßen.

Documents lädt nicht bzw. die Seite bleibt leer

Prüfen Sie die Adresse in der Adressleiste des Browsers: Steht dort am Ende /undefined, entfernen Sie diesen Teil aus der URL und laden Sie die Seite erneut – danach sollte Documents wie gewohnt laden.

Eine Anamnese wird als „noch fällig" bzw. „nicht ausgefüllt" angezeigt, obwohl sie aktuell ist

In diesem Fall lohnt sich ein Blick darauf, wo die Anamnese-Daten in Ihrem Praxisverwaltungssystem tatsächlich hinterlegt sind:

• Prüfen Sie an einem Patienten, bei dem Sie sicher wissen, dass die Anamnese aktuell ist, ob die Daten im PVS an der erwarteten Stelle liegen (z. B. unter „Patienteninfos → Anamnese").
• Wurde der Bogen über ein separates Drittsystem erfasst statt direkt in Ihrem PVS, kommt er systembedingt nicht bei uns an – die Anzeige „nicht ausgefüllt" ist dann technisch korrekt.

Sind Sie sich unsicher, ob die Daten korrekt hinterlegt sind, wenden Sie sich gerne mit einem Beispielpatienten an unseren Support.

Beim Öffnen eines Patienten erscheint „Bitte nicht an Patienten geben."

Das ist kein Fehler. Diese Meldung erscheint, wenn im Anamnesebogen Fragen enthalten sind, an die Leistungen bzw. Abrechnungspositionen hinterlegt sind. Der Hinweis soll nur sicherstellen, dass diese Leistungs-/Abrechnungsfragen nicht versehentlich an den Patienten weitergegeben werden. Sie müssen nichts unternehmen – der Bogen kann ganz normal weiter verwendet werden.

Sonstiges

Warum wird ein im Tablet erfasster Recall-Termin nicht automatisch in charly übernommen?

Das ist aktuell so vorgesehen und kein Fehler: Diese Information kann technisch nicht automatisch aus dem Tablet in charly zurückgeschrieben werden. Bitte tragen Sie einen im Tablet erfassten Recall-Wunsch daher manuell in charly nach.

Kann ich über rose Documents / Anamnese auch Röntgenbilder auf dem iPad anzeigen?

Nein, das ist derzeit nicht möglich. rose Documents dient zur Erstellung und Verwaltung von Fragebögen und Dokumenten (z. B. Aufklärungen, Anamnese), zeigt aber keine Röntgenbilder aus charly an. Wir haben diesen Wunsch als Idee für zukünftige Erweiterungen vorgemerkt.