Patienten-E-Mails anpassen
Ihre Patienten erhalten von rose E-Mails im Namen Ihrer Praxis, zum Beispiel wenn Sie ein Dokument zum Unterschreiben oder einen Anamnesebogen freigeben. Den Text dieser E-Mails können Sie selbst formulieren, auch mit dem Namen des Patienten. Diese Seite zeigt, wie das geht.
Voraussetzungen
- Ihre Praxis nutzt die rose-Apps (Dokumente, Anamnese, Einwilligungserklärung oder Patientenportal).
- Sie haben mindestens die Rolle Praxismanager.
- Die Funktion ist zurzeit nur für Praxen im Beta-Programm freigeschaltet.
Wo Sie die Texte finden
Öffnen Sie Einstellungen → Praxis. In der Karte Praxisdesign steht unter Standardtext für Dokument-Freigaben per E-Mail der Knopf Patienten-E-Mails anpassen. Er öffnet ein Fenster: Links bearbeiten Sie die Texte, rechts sehen Sie eine Vorschau der E-Mail, so wie Ihr Patient sie erhält. Nicht gespeicherte Änderungen gehen beim Schließen des Fensters verloren.
Solange Sie nichts ändern, verschickt rose die bisherigen Standardtexte. Jeder Text ist mit Standard oder angepasst markiert.
Aufbau einer E-Mail
Jede Patienten-E-Mail besteht aus diesen Teilen:
- Ihr Praxis-Logo (aus Praxisdesign)
- Anrede: gilt für alle Patienten-E-Mails
- Haupttext: je nach Art der E-Mail
- der Button zum Dokument (fest)
- Grußformel: gilt für alle Patienten-E-Mails
- Ihre Praxisadresse (aus dem Praxis-Stempel, fest)
Für die Anrede wählen Sie aus fertigen Vorschlägen. Neben jedem steht, wie er beim Beispielpatienten aussieht:
- Allgemein: „Liebe Patientin, lieber Patient,“ (Standard)
- Förmlich mit Namen: „Sehr geehrte Frau Dr. Muster,“
- Mit vollem Namen: „Guten Tag Dr. Maria Muster,“
- Persönlich: „Hallo Maria Muster,“
Mit Eigene Anrede (erweitert) schreiben Sie die Anrede selbst, mit Platzhaltern.
Anrede und Grußformel formulieren Sie also nur einmal, und sie gelten auch für die E-Mail zum Zurücksetzen des Passworts im Patientenportal.
Beim Haupttext gibt es zwei Arten:
- Freigabe zum Ansehen: Dokumente, die der Patient nur ansehen oder herunterladen soll, zum Beispiel eine Kopie.
- Freigabe zum Ausfüllen/Unterschreiben: Dokumente zum Unterschreiben, Anamnese- und Einwilligungsbögen.
Für beide Arten können Sie auch den Betreff ändern. Bei der Freigabe zum Ausfüllen nennt der Betreff von sich aus die Art des Bogens, zum Beispiel „Anamnese Freigabe“ statt „Dokument Freigabe“.
Platzhalter
Platzhalter setzen beim Versand die Daten des Patienten oder Ihrer Praxis ein. Sie fügen sie über die Knöpfe unter dem Textfeld ein oder tippen einen Schrägstrich / und wählen aus der Liste.
| Platzhalter | Wird ersetzt durch |
|---|---|
| Briefanrede | „Sehr geehrte Frau Dr. Muster“ bzw. „Sehr geehrter Herr Muster“ |
| Vorname, Nachname, Titel | Daten des Patienten aus Ihrem PVS |
| Praxisname, Praxis-Telefon, Praxis-E-Mail | Angaben aus Praxisdaten |
| Gültig bis | Datum, bis zu dem der Link gültig ist |
| Nachricht | Ihre persönliche Nachricht aus dem Versanddialog (nur im Haupttext) |
| Dokumentart | Art des Bogens, z. B. „Anamnese“ oder „Aufklärung“ (nur Ausfüllen) |
Briefanrede ohne bekanntes Geschlecht
Ist im PVS kein Geschlecht hinterlegt, steht dort „divers“ oder fehlt der Nachname, ergibt die Briefanrede „Guten Tag“ mit Vor- und Nachnamen, zum Beispiel „Guten Tag Maria Muster“.
Die Daten beziehen sich immer auf den Patienten, auch wenn die E-Mail an die Adresse eines Elternteils geht. Für Kinder können Sie zum Beispiel „Liebe Eltern von [Vorname]“ schreiben.
Ist ein Wert leer, entfällt der Platzhalter einfach. Mit dem Häkchen Patient ohne Vorname/Geschlecht zeigt die Vorschau, wie die E-Mail dann aussieht.
Persönliche Nachricht beim Versand
Beim Versand einer Dokument-Freigabe können Sie wie bisher eine persönliche Nachricht eingeben. Sie erscheint an der Stelle des Platzhalters Nachricht. Fehlt der Platzhalter im Haupttext, setzt rose die Nachricht an den Anfang, damit sie nicht verloren geht. Den Text, mit dem das Nachrichtenfeld vorbelegt wird, legen Sie weiterhin in der Karte Praxisdesign unter Standardtext für Dokument-Freigaben per E-Mail fest.
Speichern, testen, zurücksetzen
- Speichern gilt sofort für alle neuen E-Mails, auch für erneut versendete Freigaben.
- Testmail an mich schickt die E-Mail mit einem Beispielpatienten an Ihre eigene Adresse, auch mit noch nicht gespeicherten Änderungen.
- Auf Standard zurücksetzen stellt den Standardtext wieder her.
Formatierungen wie fett oder Links sind nicht möglich. Zeilenumbrüche und Leerzeilen bleiben erhalten.