HKP-Manager

Der HKP-Manager unterstützt die Durchführung von Heil- und Kostenplänen vom Eingang über die Genehmigung bis zur Abrechnung. Das PVS ist für das Erstellen von HKPs hervorragend ausgestattet — sobald der HKP existiert, übernimmt der HKP-Manager: Er zeigt den aktuellen Stand aller geplanten und laufenden Behandlungen, für die ein HKP oder Kosten­voranschlag existiert.

Aufbau

Die Ansicht ist in vier Bereiche gegliedert, von oben nach unten:

1. Filter-Zeile — bestimmt, welche HKPs überhaupt geladen werden. Änderungen lösen ein Neu­laden aus (animiertes rose-Logo).
2. Statistik — zwei Hälften: links eine Aufschlüsselung der aktuell ausgewählten HKPs; rechts Controlling-Kennzahlen über alle HKPs der ausgewählten Behandler der letzten 12 Monate.
3. Spezial-Filter-Zeile — themen­bezogene Filter, die ohne Neu­laden auf die bereits geladenen Daten wirken.
4. HKP-Tabelle + Detail-Ansicht — eine Zeile pro HKP; ein Klick öffnet rechts die Detail­ansicht.

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Übersicht

Filterzeile

Statistik

Spezialfilter

Tabelle

Details

Favoriten

Komplette YouTube-Playlist.

Farb-Codierung

Farbe / Muster	Bedeutung
Weißer Hintergrund (Name)	GKV-Patient
Blauer Hintergrund (Name)	Privat-Patient
Diagonal gestreift	HKP bedarf besonderer Überprüfung
Rot gestreift	Patient wurde im PVS als "veraltet" markiert — offene HKPs bitte abschließen; Name zusätzlich durchgestrichen
Hellgrün gestreift	HKP hat Eingliederungs-/Abgeschlossenheits-Symbol bzw. ≥ 98 % der Leistungen erbracht — kann abgerechnet werden
Dunkelgrün gestreift	Wie hellgrün, aber das Abzurechnen-Datum liegt bereits länger zurück (≥ 6 Monate)
Orange gestreift	Über die Detail-Ansicht nachgeladener HKP, der eigentlich nicht zur aktuellen Filter­auswahl passt

Filter-Zeile

Änderungen hier lösen ein Neu­laden aus.

• Favoriten (Stern) — voreingestellte und eigene Ansichten verwalten (siehe Favoriten).
• Patientensuche — Name, Patienten­nummer, HKP-Nummer oder Einträge innerhalb des HKPs (z. B. "alle HKPs mit LZ-PS mit Planung für festsitzende Versorgung").
• Status — Eingabe, Genehmigt, Sofortabrechnung, Durchgeführt, Verworfen, Abgelehnt, … Beim ersten Öffnen ist standardmäßig Eingabe aktiv. HKPs mit Status Eingabe oder Genehmigt gelten als offene HKPs.
• HKP-Art — Filter nach Abrechnungs­art (ZE, Kieferbruch, PA, KFO) und/oder Versicherungs­art (Kasse, Privat, Implantologie).
• Behandler — der im HKP eingetragene Behandler (nicht zwingend der Stamm- oder Leistungs­erbringer-Behandler). Einzelne oder Gruppen.
• Stamm­behandler — Stamm­behandler des Patienten. Wichtig bei delegierten Behandlungen.
• Ersteller — Benutzer, der den HKP angelegt hat (für Abrechnung / Verwaltung).
• € Honorar-Mindestbetrag — Regler. Standard 100 €. HKPs mit Honorar darunter werden ausgeblendet (kleinere Reparaturen, Krone wieder­befestigen etc.). Auf 0 € → Filter aus.
• Veraltete Patienten — Schalter, um HKPs veralteter Patienten ausnahms­weise wieder einzublenden.
• Datums-Filter — drei Modi:
  • Alle — kein zeitlicher Filter (kann zu großen Datenmengen führen!)
  • Datum — filtert auf das im HKP frei wählbare Feld Datum (nicht das Erstell-Datum). Standard ist die letzten 2 Jahre; rechts gibt es Schnellwahl-Optionen.
  • Lebensdauer — filtert auf den Gültigkeits­bereich des HKPs (von Eingabe bis heute oder Abschluss/Verwerfen). Zeigt alle HKPs, die im gewählten Zeitraum in Bearbeitung waren — ideal für rückblickende Analysen.
• Excel-Export — exportiert die aktuelle Tabellen­ansicht.

Statistik

Klappbar am oberen Rand der Tabelle.

Linke Hälfte: aktuelle Auswahl

Aufschlüsselung der aktuell sichtbaren HKPs nach Versicherungs­art (Kasse / Privat) und Abrechnungs­art (ZE, Kieferbruch, PKV-Implantologie, Privat-Allgemein). Pro Gruppe: Anzahl und Summe der Pläne. Ein Kreis­diagramm visualisiert die Verteilung. Die Summen sind identisch mit der Tabelle.

Rechte Hälfte: 12-Monats-Controlling

Bezieht sich auf alle HKPs der aktuell ausgewählten Behandler der letzten 12 Monate — unabhängig vom Status. Liefert Controlling-Kennzahlen:

• Aufschlüsselung nach aktuellem Status mit Anzahl und Summe; nicht abgerechnete Beträge mit gesetztem Eingliederungs-Datum sind eingerückt.
• Realisierungs­zeitraum — durchschnittliche Dauer (a) Erstellung → Genehmigung und (b) Genehmigung → Durchführung/Abrechnung. Gesamt­laufzeit = (a) + (b). Kürzere Werte sprechen für effiziente Patienten­führung.
• HKPs pro 100 Patienten — Indikator für eine OP- oder ZE-starke Praxis.
• HKPs pro Patient mit HKP — je näher an 1, desto effizienter die Schnitt­stelle Behandlung ↔ Abrechnung. (Achtung: Aus Abrechnungs­gründen müssen umfangreiche Behandlungen manchmal aufgesplittet werden — z. B. Implantation + ZE.)
• Konversionsrate — Anteil der HKPs, die innerhalb der 12 Monate erfolgreich abgeschlossen wurden. Aufgeteilt nach durchgeführt vs. nicht durchgeführt; nicht durchgeführte HKPs werden noch einmal in noch in Bearbeitung und aktiv abgeschlossen (verworfen/abgelehnt) zerlegt. Wichtig: HKPs, die absehbar nicht mehr realisiert werden, bewusst als nicht erfolgreich abschließen — bei Reaktivierung lassen sie sich jederzeit wiederherstellen.
• Überholt — HKPs älter als 12 Monate. Schraffiert hinterlegt, weil diese Kennzahl als einzige sich nicht auf die letzten 12 Monate beschränkt. Hoher Anteil → vernachlässigte Datenpflege.

Spezial-Filter

Zwischen Statistik und Tabelle. Filter wirken sofort ohne Neu­laden und können kombiniert werden — ein aktiver Filter wird durch ein dunkleres Trichter-Symbol angezeigt. Jeder Filter zeigt die Anzahl HKPs und Patienten, auf die er sich bezieht.

Roter Alarm-Punkt: zeigt an, wenn HKPs in die Tabelle nachgeladen wurden, die laut Filter-Zeile eigentlich nicht zur Auswahl gehören (z. B. abzurechnende HKPs außerhalb des Datums­fensters — damit sie nicht vergessen werden).

Häufige Filter:

• Abgelaufen — Gültigkeit überschritten, keine gültige Verlängerung.
• Läuft bald ab — Ablauf in den kommenden 14 Tagen.
• Abzurechnen — Eingliederungs-/Abgeschlossenheits-Datum gesetzt oder überwiegender Teil der Leistungen ins Behandlungs­blatt übernommen. Liegt das Abzurechnen-Datum > 6 Monate zurück → dunkelgrün schraffiert; Sub-Filter völlig abzurechnen.
• Termin-Filter (gebündelt) — sehr mächtig:
  • Ohne / Mit Folgetermin — Patienten ohne terminierten Folge­termin (kein Termin oder nur offener, nicht terminierter Termin).
  • HKP-Termin binnen 7 / 14 / 30 Tagen ohne genehmigten HKP — Termine, die zwingend einen genehmigten HKP brauchen (z. B. Präparation, Implantat-Installation). Die zugehörigen Termin­arten sind in den Einstellungen konfigurierbar.
  • Termin binnen 7 Tagen — beliebige vereinbarte Termine in den nächsten 7 Tagen.
  • Patienten mit / ohne offene Termine — geplante, aber nicht terminierte Termine.
• Leistungen erbracht — mindestens eine Leistung wurde ins Behandlungs­blatt übernommen (HKP-Erstellungs­leistung zählt nicht).
• Frist gesetzt / Frist fällig — Wieder­vorlagen aus den HKP-Details.

HKP-Tabelle

Eine Zeile pro HKP, sortier­bar per Klick auf den Spalten­namen.

Spalte	Inhalt
Patient	Name + Patienten­nummer. Karteikarten-Symbol öffnet die Patienten­ansicht; Rakete öffnet den Patient im PVS. Badges wie Grad B/C (PA-Klassifikation) oder UPT B erscheinen falls relevant.
T (Termin)	Symbol-Spalte: nicht eingefärbt = Folge­termin vorhanden. Rot mit Kalender = nur ein offener Termin. Rot ohne Kalender = weder Folge- noch offener Termin. Rot schraffiert = Termin braucht zwingend genehmigten HKP, der fehlt. Tooltip mit allen Terminen.
Status	Aktueller HKP-Status.
EBZ-Status	Status der elektronischen Beantragung (z. B. AN_KIM_UEB...) — sofern relevant.
Datum	Frei wählbares HKP-Datum (nicht Erstell-Datum).
ID	HKP-Nummer.
Infos	Häkchen = In Bearbeitung; Sprech­blase = Kommentar vorhanden.
Frist	Gesetzte Wieder­vorlage.
Art	Abrechnungs­art (K ZE, P, P Impl, K PA, K KBr …).
Bis genehmigt	Tage zwischen Erstellung und Genehmigung. ≤ 45 grün · ≤ 90 orange · > 90 rot.
Timeline	Visualisiert die Lebenszeit ab Genehmigung — graue Monats­kästchen, grüne Linie. Nach Ablauf (6 oder 12 Monate je nach HKP-Art) wird die Linie rot; bei Verlängerung wieder grün; mit Abschluss endet sie. Dreiecke markieren Termine, in denen Leistungen aus dem HKP ins Behandlungs­blatt übernommen wurden. Tooltip zeigt Beginn, Genehmigung, Verlängerung, Abschluss und alle Übernahme-Termine.
Abgelaufen	nur gefüllt, wenn die Lebenszeit überschritten und nicht verlängert wurde.
Behandler / Stamm­behandler / Ersteller	jeweils Person.
Gesamt / Honorar / Labor / Material	Umsatz-Summen des HKPs.
Leistungen	bereits ins Behandlungs­blatt übernommene Beträge. Rot eingefärbt, wenn Leistungen vor Genehmigung übernommen wurden.
Abzurechnen-Datum	Datum, zu dem die Behandlung abgeschlossen / der überwiegende Teil übernommen wurde.

Detail-Ansicht

Ein Klick auf eine HKP-Zeile öffnet die Detail-Ansicht rechts — am Rahmen ziehbar (Breite / Höhe).

Sie zeigt:

• Patient + HKP-ID in der Kopf­zeile.
• Metadaten: Ersteller, Behandler, Stamm­behandler, Gültigkeit in Monaten, Abschluss der Behandlung, Art, Aktueller Status, Erstellt-Datum (unveränderlich), Datum-Feld (frei wählbar), bei Verlängerung zusätzlich Verlängerungs-Datum und neues Gültig-bis.
• KZV intern — Inhalt aus dem gleich­namigen PVS-Feld; wird bei Abrechnung an die KZV übertragen (z. B. "tel. Verlängerung am … abgesprochen").
• Leistungen erbracht / anteilig / abgerechnet — Werte in Euro und % zur Gesamt­summe. Daneben eine grafische Aufschlüsselung der HKP-Gesamt­summe (Honorar/Labor/Material) — Tooltip mit Detail-Aufbereitung.
• Beträge-Balken — visualisiert übernommene vs. geplante Summe.
• Kurztext / Bemerkung / Labels — aus dem HKP.
• Andere HKPs — andere offene/relevante HKPs desselben Patienten zur schnellen Navigation.
• In Bearbeitung — Häkchen, das in der Tabelle als Häkchen-Spalte sichtbar wird.
• Frist / Wiedervorlage — Häkchen + Datum. Anzeige in der Tabelle. Farben: grün (mehrere Tage entfernt), orange (nähert sich), rot (erreicht/überschritten).
• Kommentare — pro HKP, sichtbar für alle Benutzer; jeweils mit Datum und Autor. Über das Stern-Symbol lassen sich häufig verwendete Textbausteine als Favoriten anlegen (z. B. "HKP-Verlängerung an Kasse geschickt"). Favoriten gelten praxis­weit.
• Verlauf / Milestones — chronologische Liste aller Ereignisse: Status-Wechsel, Verlängerungen, Notizen, Abschluss-Information, vollständige Leistungs­erbringung.

Favoriten

Über das Stern-Symbol oben links lassen sich Ansichten speichern und verwalten.

Voreingestellte Favoriten:

• Genehmigt, ohne Termin — wichtiger Favorit: Genehmigter HKP liegt vor, Patient hat aber keinen Termin. Aufwand bereits erbracht — es könnte losgehen, aber niemand hat termiert.
• Eingabe oder Genehmigt, ohne Termin — wie oben, inkl. nicht genehmigter.
• Genehmigt, ohne passenden Termin / Eingabe oder Genehmigt, ohne passenden Termin — analog, aber Termin existiert nicht für die HKP-relevanten Termin­arten.
• Mit HKP-Termin in den nächsten 7 Tagen, ohne Genehmigung — Patient kommt in 7 Tagen zu einem Termin, der einen genehmigten HKP voraus­setzt — aber dieser liegt noch nicht vor. Verhindert Eskalationen ("ohne Genehmigung beginnen" vs. "Termin streichen und Leerlauf").
• PA-Pläne mit Problemen — Spezial-Filter für PA-Pläne.
• Nicht abgerechnet, mit abgeschlossener Behandlung — Leistungen überwiegend erbracht oder finales Datum gesetzt; muss nur noch abgerechnet werden.
• Begonnen ohne Genehmigung — Leistungen wurden ins Behandlungs­blatt übernommen, Genehmigung fehlt aber.
• Fristsachen / Fällige Fristsachen — offene HKPs mit gesetzter / heute fälliger Wieder­vorlage.
• Abgelaufen — Gültigkeit zum heutigen Tag überschritten.
• Offen, älter als 1 Jahr — HKP-Datum > 12 Monate; im Gegensatz zu Abgelaufen auch noch gültige HKPs oder solche im Status Eingabe. Regelmäßige Bestandspflege.

Eigene Favoriten lassen sich über Als Favorit speichern… aus der aktuellen Filter­konfiguration anlegen. Der Stern vor einem Favoriten macht ihn zur Standard­ansicht (ausgefüllter Stern); erneutes Klicken setzt zurück. Über das Mülltonnen-Symbol werden eigene Favoriten gelöscht.

Anwendungs­fälle

• Morgendliche Sichtung am Empfang — Favorit Mit HKP-Termin in den nächsten 7 Tagen, ohne Genehmigung öffnen.
• Wöchentliche Abrechnung — Spezial-Filter Abzurechnen + Favorit Nicht abgerechnet, mit abgeschlossener Behandlung.
• Quartals-Bestandspflege — Favorit Abgelaufen + Offen, älter als 1 Jahr.
• Patiententelefonat — Frist mit Kommentar setzen ("zurückrufen, ist 2 Wochen im Urlaub").
• Controlling-Sicht — Statistik-Hälfte rechts: Konversionsrate, Realisierungs­zeitraum, HKPs pro 100 Patienten als Praxis-Kennzahlen.

Verwandte Ansichten

• Abrechnung — Abrechnungs-Workflow nach HKP-Abschluss
• Offene GOZ-Leistungen — abzurechnende Einzelleistungen
• Rechnungen — bereits gestellte Rechnungen
• Factoring — Factoring-Status der HKPs