Doctosync
Doctosync ist die rose-Anbindung an Doctolib (Online-Terminbuchungs-Portal). rose holt aus Doctolib regelmäßig die dort gebuchten Termine und die zugehörigen Doctolib-Patientenprofile und bringt sie in den Auswertungen mit den Patientendaten aus dem PVS zusammen.
Diese metrics-Ansicht hat genau eine Aufgabe: die schlanken Doctolib-Patientenprofile dem jeweils richtigen PVS-Patienten zuzuordnen — und zwar dort, wo das nicht automatisch gelingt. Diese Fälle ordnen Sie hier von Hand zu.
Beta
Die Doctosync-Ansicht befindet sich noch in der Entwicklung. Sie gibt schon eine gute Idee, wie es mal werden wird — die Ergebnisse sind jedoch noch ohne Gewähr. Feedback ist willkommen.
Doctolib-Profil und PVS-Patient — warum zugeordnet werden muss
Doctolib und das PVS führen getrennte Patienten-Stämme:
- In Doctolib liegt nur ein schlankes Profil — im Wesentlichen Name, Geburtsdatum, Kontaktdaten und die online gebuchten Termine. Wer online bucht, legt sich (oder einen Account) in Doctolib an.
- Im PVS liegen die eigentlichen, umfangreichen Patientendaten — Stammdaten, Behandlungshistorie, Abrechnung, HKP, Befunde usw. Das ist die maßgebliche, „schwere" Datenbasis für die rose-Auswertungen.
Damit ein über Doctolib gebuchter Termin in rose am vollständigen Patienten hängt, muss das Doctolib-Profil mit dem passenden PVS-Patienten verknüpft werden. rose erledigt das so weit wie möglich automatisch (siehe unten). Bleibt ein Profil offen, landet es in dieser Ansicht und wird hier manuell zugeordnet.
INFO
rose liest nur aus Doctolib — es wird nichts nach Doctolib zurückgeschrieben. Die Zuordnung verbindet das Doctolib-Profil ausschließlich auf rose-Seite mit dem PVS-Patienten.
Aufbau
Ein Bereich:
- Nicht zugeordnete Patienten — Liste der Doctolib-Patienten, die noch keinem PVS-Patienten zugeordnet werden konnten. Ist die Liste leer (Keine Datensätze vorhanden), ist alles zugeordnet.
Tabelle: Nicht zugeordnete Patienten
Pro Doctolib-Patient eine Zeile mit:
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| (Symbol) | Status-Symbol, ob die Patientendaten gelesen (entschlüsselt) werden konnten. |
| Doctolib ID | eindeutige Doctolib-Patienten-ID (UUID). Sortierbar. |
| Name | Nach- und Vorname wie in Doctolib hinterlegt. |
| Geburtsdatum | Geburtsdatum des Doctolib-Patienten. |
| Problem | nur gefüllt, wenn die Daten nicht gelesen werden konnten (technisches Problem, siehe unten). Bei normalen, einfach noch nicht zugeordneten Zeilen bleibt diese Spalte leer. |
| PVS-Patid | Eingabefeld: Hier tragen Sie die PVS-Patienten-ID ein und speichern — das ist die manuelle Zuordnung. |
Patienten manuell zuordnen
Patienten, die nicht automatisch zugeordnet werden konnten, müssen von einer Person manuell hier in der Doctosync-Ansicht zugeordnet werden. Erst dann ist das Doctolib-Profil mit dem PVS-Patienten verknüpft und seine Termine hängen am richtigen, vollständigen Patienten.
So gehen Sie vor:
- Doctosync-Ansicht öffnen — die Tabelle „Nicht zugeordnete Patienten" listet alle offenen Fälle.
- Bei Bedarf das Suchfeld nutzen, um eine Patientin / einen Patienten zu finden.
- Anhand von Name + Geburtsdatum den passenden PVS-Patienten im PVS ermitteln und dessen PVS-Patienten-ID notieren.
- Die ID in der Zeile in das Feld „PVS-Patid" eintragen und auf Speichern klicken.
- Die Zuordnung wird gespeichert, die Liste lädt neu und der Patient verschwindet aus der Liste. Bereits vorhandene Termine dieses Patienten werden automatisch nachgezogen.
TIP
Gibt es den Patienten im PVS noch gar nicht, legen Sie ihn dort zuerst an. Beim nächsten Abgleich wird er dann oft schon automatisch zugeordnet — andernfalls tragen Sie die PVS-Patienten-ID wie oben von Hand ein.
Zeilen mit „Problem"
Rot markierte Zeilen mit einem Eintrag in der Spalte „Problem" (z. B. Kein Connector-Schlüssel vorhanden, Entschlüsselung fehlgeschlagen) zeigen statt des Namens ein „-" und lassen sich nicht von Hand zuordnen, bevor die technische Ursache behoben ist. Bitte in diesem Fall den rose-Support kontaktieren.
Wie die automatische Zuordnung funktioniert
rose ordnet jedes Doctolib-Profil automatisch über Nachname + Vorname + Geburtsdatum dem PVS-Patienten zu (Schreibweise-Unterschiede wie Umlaute oder Groß-/Kleinschreibung werden dabei ausgeglichen). Nur wenn diese Kombination auf beiden Seiten exakt übereinstimmt, gelingt die automatische Zuordnung. Eine „unscharfe" Zuordnung gibt es bewusst nicht — im Zweifel landet der Fall hier zur manuellen Prüfung, statt jemanden falsch zu verknüpfen.
Warum bleibt ein Patient „nicht zugeordnet"?
- Tippfehler / abweichende Schreibweise im Namen — „Müller" vs „Mueller", „Maier" vs „Mayer".
- Abweichendes Geburtsdatum zwischen Doctolib und PVS.
- Neu-Patient ohne PVS-Eintrag — online gebucht, im PVS aber (noch) nicht angelegt.
- Mädchen- vs. Ehename oder sonstige Namensänderung.
- Familien-Buchung — Doctolib-Account des Elternteils, Termin für ein Kind ohne eigenen Doctolib-Account.
Support-Matrix: Was die Doctolib-Anbindung kann
Doctolib liefert über die Schnittstelle nicht alle Daten, die aus dem PVS bekannt sind. Was über die Doctolib-Anbindung verfügbar ist:
| Funktion | Status | Anmerkung |
|---|---|---|
| Termine importieren | ✅ | inkl. Status (stattgefunden, nicht erschienen, fristgerecht abgesagt) |
| Doctolib-Patientenprofile | ✅ | schlank: Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Telefon, E-Mail, Adresse |
| Behandler / Terminspalten (Agenden) | ✅ | |
| Terminarten & Terminartengruppen | ✅ | müssen den PVS-Terminarten zugeordnet sein (siehe Hinweise) |
| Automatische Zuordnung zum PVS-Patienten | ✅ | über Name + Vorname + Geburtsdatum |
| Manuelle Zuordnung zum PVS-Patienten | ✅ | über diese Ansicht |
| Mehrere Praxen / Standorte | ✅ | |
| Neu- vs. Bestandspatient erkennen | ⚠️ | aus Doctolib-Daten nicht eindeutig herleitbar — in Arbeit |
| Ausfall-/Absagegrund | ⚠️ | Doctolib erfasst den Grund weniger strukturiert als das PVS — Auswertung eingeschränkt |
| Auslastung / Terminbuch-Angebot | ❌ | Doctolib liefert keine Schicht-/Slot-/Urlaubsdaten — Auslastung ist nicht berechenbar |
| Wartezeit / Behandlungsdauer | ❌ | Doctolib speichert keine Zeitstempel je Statuswechsel eines Termins |
| Zimmer / Zimmerzuweisung | ❌ | in Doctolib nicht vorhanden |
Legende: ✅ verfügbar · ⚠️ eingeschränkt · ❌ nicht verfügbar (Doctolib-seitige Einschränkung).
Anwendungsfälle
- Tägliche Sichtung durch die Empfangs-Kraft: nicht zugeordnete Patienten prüfen und über das Feld PVS-Patid dem richtigen PVS-Patienten zuordnen (oder den Patienten im PVS anlegen/korrigieren).
- Vor Online-Terminen mit unbekanntem Patienten: prüfen, ob der Doctolib-Eintrag bereits einem PVS-Patienten zugeordnet ist.
- Bei Buchungs-Häufungen (z. B. neue Webseite, Werbekampagne): die Liste zügig abarbeiten, damit Termine schon vor der Behandlung am richtigen PVS-Patienten hängen.
Hinweise
- Doctosync ist eine separate rose-Komponente — sie muss in den Einstellungen → Schnittstellen für die Praxis aktiviert und konfiguriert sein.
- Die Doctolib-Terminarten müssen den PVS-Terminarten zugeordnet sein — Konfiguration in den Einstellungen → Terminart-Zuordnung.
- Bei Fragen oder Synchronisations-Problemen: der rose-Support oder die Doctolib-Praxis-Hotline.
Verwandte Ansichten
- Heute — die heute via Doctolib oder PVS gebuchten Termine in der Tagesansicht
- Kommunikationszentrale — Terminerinnerungen / Bestätigungen versenden
- Einstellungen — Doctosync-Konfiguration, Terminart-Zuordnung
- Patientendetails — Detail-Ansicht eines verknüpften Patienten